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Antwort

Wie und wodurch ist das Vergabeverfahren zu dokumentieren?

Im sogenannten Unterschwellenbereich gem. der UVgO, in den in der Praxis der weit überwiegende Teil aller Vergabeverfahren fällt, muss kein förmlicher Vergabevermerk, sondern (lediglich) eine Dokumentation angefertigt werden. Die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die Feststellung sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen müssen darin ausführlich, nachvollziehbar und einzelfallbezogen dargelegt werden. Die Dokumentation beginnt mit dem Moment, in dem die benötigte Leistung formuliert und deren Auftragswert geschätzt wird und endet mit der Auftragsvergabe. Ergänzende Informationen hierzu finden Sie unter Punkt V im Merkblatt „Grundzüge der Vergabe“ der BKM (Bundesbeauftragte für Kultur und Medien), welches Bestandteil des Fördervertrags ist.
Neben der Dokumentation gehören auch die Angebote, ggfs. auch Teilnahmeanträge und ihre Anlagen zu den Vergabeunterlagen.
Das Erfordernis zur Dokumentation des Vorhabens ist bereits mit Antragstellung zu beachten und spätestens mit der Einreichung des Verwendungsnachweises zu belegen.

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